2014 januárjában elkészítettük az óvodák számára az előregisztrációs felületet, amelyet egy kísérőlevéllel együtt kiküldtünk a régióban található összes óvoda számára. A régión belül első felhívásunkra eddig összesen 60 db óvoda jelezte, hogy szeretne velünk kapcsolatba lépni és segítségünket kérni a cím első alkalommal történő megpályázásához, vagy a zöld óvoda címük megtartásához. A személyes kapcsolatfelvétel és a közös munka az újonnan pályázó intézményekkel elkezdődött.

Az előzetesen elkészített elő regisztrációs lap alapján a régió összes óvodájába elküldtük e-mailben a felhívást, mely az előzetes regisztrációra nyújtott lehetőséget. Ezzel a regisztrációval 34 óvoda élt. Nekik továbbítottuk az információs napra szóló regisztrációs lapot is. Igyekeztünk olyan intézmények figyelmét is felhívni a lehetőségre, akik korábban együtt működtek a Gajával. Őket telefonon kerestük meg. Így végül június 18-án 16 óvodából 21 fő jelent meg a Tulipános Óvodában Székesfehérváron.

Előzmények Az Oktatáskutató és Fejlesztő Intézet koordinálásával, a Svájci-Magyar Együttműködési Program társfinanszírozásával megvalósuló programban a Reflex Környezetvédő Egyesület a Humusz Szövetség segítségével a nyugat-dunántúli régióban regionális forrásközpont szerepet tölt be. Ennek keretében mentorálási tevékenységet végzünk a régióban található iskolákban.

Ebben az időszakban nagyon kevés idő állt rendelkezésre a kapcsolatfelvételre. E-mailen az adatbázis összes iskolája lehetőséget kapott előregisztrációra. A Humusz Szövetség által biztosított intézményi listán szereplő valamennyi általános és középiskolának elküldtük a felhívást.